Memperdalam Seni dalam Proses Pembuatan Invoice

Akuntansi itu mengandung seni, masing-masing dari prosesnya menuntut Anda untuk melakukan sesuatu berdasar disiplin ilmu. Di luar itu, tetap harus dipahami bahwa pengguna atas hasil kerja Anda, juga bukan hanya Anda seorang. Begitu juga dengan invoice, proses dalam pembuatan invoice hingga diberikan kepada pelanggan, merupakan bagian dari seni akuntansi.

Pada dasarnya, invoice (faktur) merupakan tagihan yang dikirim ke pelanggan, setelah Anda menyelesaikan suatu pekerjaan. Faktur sendiri berisi informasi tentang barang atau jasa apa yang telah dijual atau dilakukan, dan disiapkan oleh perusahaan Anda. Selain itu, faktur juga memuat informasi terkait berapa nominal yang harus dibayarkan, serta bagaimana cara pelanggan harus melakukan pembayaran. Faktur tidak serta-merta dibuat sebagai sebuah bukti transaksi yang tidak berarti. Secara hukum, faktur ini berkaitan dengan piutang pada akuntansi. Bisa dibilang, faktur adalah sebuah klaim pembayaran untuk layanan yang diberikan, maupun barang yang dijual, dan memiliki kekuatan hukum. Akan tetapi, apabila Anda lihat dengan seksama, secara keseluruhan fungsi faktur melampaui definisi ini. Di sisi lain, faktur merupakan cara mengakhiri suatu pekerjaan atau proyek secara profesional, yang dimungkinkan bisa membuka jalan bagi bisnis untuk kedepannya.

Kenapa Harus Mengirimkan Invoice?

Di luar implikasi hukum terkait faktur, mengirim tagihan secara teratur dan tepat waktu dapat meningkatkan peluang Anda untuk dibayar sesegera mungkin, atas pekerjaan yang sudah diselesaikan dengan baik. Dengan demikian, Anda juga bisa mempertahankan arus kas yang sehat pada bisnis yang dijalankan. Ya, sesimpel pelanggan akan terus mengingat hutang mereka kepada Anda, berkat adanya faktur yang dikirim secara teratur. Maksud dari pengiriman faktur secara teratur ini, juga berkaitan dengan penagihan piutang, sehingga tetap harus menyesuaikan SOP pada bisnis Anda ya.

Selain itu, alasan lain mengapa harus mengirimkan faktur adalah perihal efisiensi atas biaya dan waktu penagihan menggunakan alat telekomunikasi. Sederhananya, penggunaan faktur merupakan praktik dan upaya yang sangat baik untuk membuktikan kepada pelanggan bahwa bisnis yang Anda jalankan menjunjung profesionalisme. Bisa dikatakan, faktur merupakan bukti resmi yang menunjukkan bahwa pekerjaan atau transaksi yang berhubungan dengan Anda telah selesai. Faktur juga digunakan sebagai petunjuk atau rujukan atas nominal, ketika klien Anda akan melakukan pembayaran, bahkan untuk menyelesaikan pembayaran elektronik. Dan yang lebih penting, faktur adalah satu-satunya cara bagi Anda untuk membuat pencatatan akuntansi dengan baik. Faktur merupakan media yang paling simpel untuk berkomunikasi pada klien atau pelanggan Anda, lengkap dengan detail kontak, persyaratan pembayaran (termasuk tanggal jatuh tempo), jumlah tagihan, dan metode pembayaran yang bisa diterima.

Kapan Waktu Terbaik untuk Mengirim Invoice?

Contoh invoice penjualan yang dibuat di aplikasi Kledo

Biasanya faktur dikirim setelah berhasil menyelesaikan pekerjaan maupun transaksi. Dalam hal ini, Anda tahu bahwa klien puas dengan hasil kerja yang dilakukan. Atau bisa juga sebenarnya proyek belum selesai, namun sudah dinegosiasikan sebelumnya berdasarkan perjanjian. Apakah boleh dilakukan? Tentu saja boleh, dalam akuntansi, kita mengenal istilah termin. Bahkan pekerjaan belum selesai pun, Anda bisa mengeluarkan invoice, karena adanya bayar di muka (atau biasa disebut DP). Jumlah transaksi pada faktur bisa berupa nominal hasil kesepakatan antara penawaran yang telah Anda berikan, total jam yang ditagih, maupun sisa jumlah yang disepakati oleh klien setelah membayarkan setoran sebagian.

Anda dapat mengirimkan faktur kepada pelanggan atau klien melalui email, pos, maupun dititipkan pada bagian collector yang ada di perusahaan. Akan lebih baik jika Anda dapat memahami karakteristik mereka, lebih suka fakturnya dikirim dengan cara apa, kemudian lakukanlah sesuai yang pelanggan maupun klien inginkan. Untuk efisiensi waktu, gunakanlah software pengirim faktur otomatis, jika memungkinkan. Dengan sekali klik, faktur dapat terkirim ke email mereka secara langsung. Oh iya, apabila perusahaan belum memungkinkan untuk menggunakan software seperti itu, buatlah jadwal pengiriman faktur dengan jelas. Misal, bagilah ke dalam kelompok atau kategori, bisa wilayah maupun sumber daya manusianya, lalu tentukan waktu wajib melakukan penagihan. Tapi ingat ya, bagaimanapun cara pengirimannya, akan lebih baik jika Anda segera dikirimkan setelah pekerjaan atau transaksi selesai.

Komponen yang Harus Disertakan dalam Invoice

Contoh Invoice untuk Transaksi Penjualan di Kledo

Berikut beberapa komponen penting yang harus diperhatikan dalam proses pembuatan sebuah faktur, yaitu:

1. Kata “Faktur” atau “Invoice” atau “Tagihan” yang menerangkan bahwa dokumen tersebut merupakan sebuah faktur.
2. Tanggal, yang terdiri atas tanggal terbit dari faktur tersebut dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Buatlah tanggal jatuh tempo sejelas mungkin, dengan menyebutkan tanggal, bulan, dan tahun. Jangan cuma “Net 30 hari” dan sebagainya, istilah tersebut agak membingungkan. Dikhawatirkan akan terjadi salah sangka di kemudian hari yang mungkin bisa berbuntut panjang.
3. Nomor invoice, yang akan memberikan Anda kemudahan apabila tejadi masalah di kemudian hari. Case khusus, untuk melakukan tracing, atas transaksi mencurigakan.
4. Masing-masing baris jasa yang telah diberikan maupun barang yang telah dijual bebas di pasar. Tuliskan secara lengkap, baik dari spesifikasi, harga, kuantitas, diskon, hingga pajak, dan nominal total.
5. Jumlah total piutang yang terutang atas produk barang tersebut.
6. Petunjuk pembayaran disertakan juga di faktur atau email saat Anda mengirim faktur. Tentukan kepada pihak mana pelanggan atau klien harus melakukan pembayaran, cara memproses pembayaran elektronik, atau ke mana harus mengkonfirmasi setelah melakukan pembayaran.
7. Jangan lupa ada ucapan terima kasih, bisa diungkapkan di email, maupun di telepon pada saat mengkomunikasikan pengiriman invoice. Dengan begitu, klien atau pelanggan akan merasa dihormati, dihargai, terkesan hangat, dan Anda terlihat profesional.

Kesimpulan
Jadi, invoice ini penting, baik dari sisi penjual maupun pihak pembeli. Invoice memiliki kekuatan hukum secara tidak langsung, sehingga apabila terjadi sesuatu di kemudian hari, kedua belah pihak sudah memiliki bukti yang sah di mata hukum. Pada era digital, banyak software akuntansi yang menyediakan fitur pembuatan invoice, bahkan bisa sekaligus dikirimkan ke masing-masing customer. Hal tersebut tentu membuat perusahaan lebih efisien, baik dari segi waktu maupun biaya penagihan. Bingung pilih software yang mana? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis, dalam masa trial selama 14 hari lho.

Pada Kledo, Anda bisa memilih template invoice yang paling sesuai dan butuhkan. Tidak hanya untuk pembuatan invoice, Kledo juga memberikan fitur pelaporan dan analisis secara otomatis dan real time. Sistem manajerial keuangan bisnis Anda akan sangat terbantu dengan menggunakan Kledo. Ayo daftar Kledo sekarang!